Algemene voorwaarden

1 Definities

In deze voorwaarden gebruiken we een paar vaste begrippen:

• FFS Advies, wij, ons of onze: daarmee bedoelen we FFS Advies.
• Opdrachtgever, jij, je of jouw: daarmee bedoelen we degene die een overeenkomst met ons sluit of wil sluiten. Dat kan een ondernemer, onderneming, vof, bv, andere organisatie of consument zijn.
• Consument: een natuurlijk persoon die niet handelt voor een bedrijf, beroep of onderneming.
• Zakelijke opdrachtgever: een opdrachtgever die wél handelt voor een bedrijf, beroep, onderneming of organisatie.
• Aanbod: ieder voorstel van ons om werkzaamheden te verrichten, bijvoorbeeld een offerte, opdrachtbevestiging, e-mail of ander bericht.
• Opdrachtbevestiging: het document of bericht waarin de concrete afspraken staan, zoals de werkzaamheden, tarieven, planning, verantwoordelijkheden en eventuele bijzonderheden.
• Overeenkomst: de afspraak tussen ons en jou over welke werkzaamheden we uitvoeren en welke afspraken daarbij gelden. Dit is een overeenkomst van opdracht in de zin van Boek 7 van het Burgerlijk Wetboek.
• Schriftelijk: per brief, per e-mail of op een andere manier waarop de inhoud later nog terug te lezen is.

2 Toepasselijkheid

Deze voorwaarden gelden voor al onze aanbiedingen, offertes, opdrachtbevestigingen, opdrachten en overeenkomsten.

We werken in principe met een opdrachtbevestiging per opdracht. Daarin staan de concrete afspraken; deze algemene voorwaarden vullen die afspraken aan.

Voordat we een overeenkomst sluiten, stellen we je deze voorwaarden beschikbaar. Lukt dat redelijkerwijs niet, dan laten we weten waar je ze kunt inzien. Je vindt ze ook op onze website of vraagt ze op via info@ffsadvies.nl.

Wijkt de opdrachtbevestiging of overeenkomst af van deze voorwaarden? Dan gaat wat in de opdrachtbevestiging of overeenkomst staat voor.

Voor sommige diensten gelden in deze voorwaarden aanvullende afspraken, bijvoorbeeld voor het verzorgen van je financiële administratie (artikel 5). Spreken die aanvullende afspraken een algemeen artikel tegen, dan geldt voor die dienst wat in het aanvullende artikel staat.

Gebruik je als zakelijke opdrachtgever eigen algemene voorwaarden? Dan zijn die niet van toepassing, tenzij we daar schriftelijk mee akkoord gaan.

We mogen deze voorwaarden wijzigen. Bij lopende overeenkomsten laten we je belangrijke wijzigingen vooraf weten. Is een wijziging wezenlijk nadelig voor je? Dan mag je de overeenkomst beëindigen vanaf het moment dat de nieuwe voorwaarden gaan gelden. Kleine wijzigingen, zoals tekstuele verbeteringen of verduidelijkingen, voeren we direct door.

Onze rechten uit deze voorwaarden gelden ook voor derden die we bij de uitvoering van de opdracht inschakelen, en blijven ook gelden voor jouw rechtsopvolgers.

3 Aanbod en totstandkoming van de overeenkomst

Een aanbod van ons is 14 dagen geldig, tenzij we een andere termijn noemen. Daarna mogen we het aanbod wijzigen of intrekken.

Een overeenkomst komt tot stand zodra je ons aanbod accepteert. Dat kan schriftelijk, mondeling, digitaal, of doordat we op jouw verzoek met de werkzaamheden beginnen.

Ons aanbod is gebaseerd op de informatie die je ons geeft. Blijkt die later onjuist, onvolledig of gewijzigd, dan mogen we het aanbod of de afspraken aanpassen.

Duidelijke fouten of verschrijvingen in een aanbod, offerte of opdrachtbevestiging binden ons niet.

Een gratis kennismaking of intake is bedoeld om kennis te maken, je vraag globaal te bespreken en te kijken of we je kunnen helpen. Het is geen volledig fiscaal, financieel, juridisch, administratief of strategisch adviesgesprek. Inhoudelijke werkzaamheden starten pas nadat een opdracht is bevestigd.

4 Onze diensten

FFS Advies is een administratiekantoor. We werken onder meer aan financiële administratie, jaarrekeningen en jaarcijfers, salarisadministratie, belastingaangiften, fiscaal advies, strategisch advies en algemene begeleiding van ondernemers.

We kunnen je ook ondersteunen bij een boekenonderzoek of vragen van de Belastingdienst, vooral als we je administratie of fiscale stukken verzorgen. Tenzij we schriftelijk iets anders afspreken, vallen bezwaar, beroep, procesvertegenwoordiging of juridische procedures niet automatisch onder de opdracht.

We zijn geen accountantskantoor. We voeren geen wettelijke controles, beoordelingsopdrachten of andere assurance-opdrachten uit, en geven geen accountants-, controle- of beoordelingsverklaringen af.

Onze adviezen en werkzaamheden zijn gebaseerd op de informatie die je aanlevert en op de wet- en regelgeving die op dat moment geldt. We zijn niet verplicht om eerdere adviezen later automatisch te controleren of bij te werken, tenzij dat onderdeel is van de opdracht.

5 Financiële administratie

Verzorgen we je financiële administratie? Dan gelden naast de andere artikelen ook de afspraken in dit artikel. Spreekt dit artikel een algemeen artikel tegen, dan geldt voor de financiële administratie wat hier staat.

Je levert ons alle gegevens, documenten en administratieve bescheiden aan die we nodig hebben om je administratie bij te houden. Je doet dat uiterlijk 14 dagen na afloop van de maand waarop de administratie betrekking heeft.

Lever je niet op tijd of niet volledig aan, dan mogen we onze werkzaamheden opschorten. De gevolgen daarvan komen voor jouw rekening.

We voeren je financiële administratie in een boekhoud- of administratiepakket. Soms beheren wij dat pakket tijdens de opdracht, soms staat het beheer bij jou.

Beheren wij het pakket en eindigt de opdracht, dan komt het beheer op jouw naam te staan, zodat je er zelf mee verder kunt. Het maakt daarbij niet uit of jij opzegt of wij:

• Zeg jij op: dan komen de kosten voor de software vanaf het moment van opzeggen voor jouw rekening.
• Zeggen wij op: dan komt het beheer op jouw naam zodra de opzegtermijn is verlopen en de opdracht definitief is geëindigd. Is het beheer op dat moment nog niet op jouw naam overgezet, dan brengen we de softwarekosten vanaf dat moment bij je in rekening.

Je bent zelf verantwoordelijk voor het tijdig overnemen van het beheer en voor het bewaren van je eigen administratie.

6 Duur, termijnen en beëindiging

We gaan de overeenkomst aan voor de duur die we afspreken in de overeenkomst of opdrachtbevestiging. Spreken we geen duur af, dan loopt de overeenkomst zolang we werkzaamheden voor je verrichten.

Een eenmalige opdracht eindigt als de werkzaamheden klaar zijn en we allebei aan onze verplichtingen hebben voldaan. Een doorlopende opdracht kunnen we allebei op elk moment opzeggen, met een opzegtermijn van 1 maand, tenzij we schriftelijk iets anders afspreken.

Je kunt de overeenkomst opzeggen voor zover de aard en inhoud van de opdracht dat toelaten. Werk dat al is uitgevoerd en kosten die al zijn gemaakt, blijven bij beëindiging verschuldigd.

We mogen de werkzaamheden opschorten of de overeenkomst beëindigen als je je verplichtingen niet nakomt. Bijvoorbeeld als je niet betaalt, noodzakelijke informatie niet aanlevert, niet meewerkt aan het cliëntonderzoek, of als voortzetting in strijd kan komen met wet- en regelgeving.

We mogen de overeenkomst per direct beëindigen als je betrokken bent bij illegale praktijken, handelt in strijd met wet- en regelgeving, of ons vraagt om mee te werken aan fraude of belastingontduiking. In dat geval heb je geen recht op terugbetaling of schadevergoeding, in welke vorm dan ook.

We mogen de overeenkomst ook beëindigen als de vertrouwensrelatie zo verstoord is dat we voortzetting redelijkerwijs niet meer van ons kunnen verwachten.

Termijnen waarbinnen we werken zijn richttermijnen en geen fatale termijnen, tenzij we uitdrukkelijk en schriftelijk anders afspreken. Het overschrijden van een termijn geeft je geen recht op schadevergoeding, opschorting of ontbinding van de overeenkomst.

Voor fiscale aangiften, salarisadministratie en andere wettelijke termijnen zijn we afhankelijk van jouw tijdige en volledige aanlevering. Lever je gegevens te laat of onvolledig aan, dan kunnen we niet garanderen dat aangiften, loonstroken, rapportages of andere stukken op tijd klaar zijn of worden ingediend.

Opzeggen kan per e-mail aan het bekende correspondentieadres. Voor ons is dat info@ffsadvies.nl.

7 Tarieven, meerwerk en betaling

We spreken de tarieven en prijzen per overeenkomst of opdrachtbevestiging af.

Staat er geen tarief in de overeenkomst of opdrachtbevestiging? Dan geldt een standaarduurtarief van € 75 exclusief btw.

Voor zakelijke opdrachtgevers zijn bedragen exclusief btw en andere heffingen van de overheid, tenzij we iets anders vermelden. Voor consumenten noemen we prijzen zoveel mogelijk inclusief btw. Geldt voor jou als consument het standaarduurtarief, dan maken we vooraf duidelijk welk bedrag inclusief btw van toepassing is.

Geven we vooraf een inschatting of richtprijs, dan is dat geen vaste prijs, tenzij we dat uitdrukkelijk schriftelijk afspreken. Verwachten we dat een richtprijs met meer dan 10% wordt overschreden, dan laten we dat zo snel mogelijk weten. We stemmen dan samen af of en hoe we doorgaan.

Werk dat buiten de oorspronkelijke opdracht valt, zien we als meerwerk en mogen we apart in rekening brengen. Denk aan extra vragen, aanvullende berekeningen, herstel van oude fouten, spoedwerk, overleg met derden, ondersteuning bij een boekenonderzoek, correcties, suppleties of werk dat nodig is doordat de administratie onvolledig is.

Bij doorlopende opdrachten mogen we de tarieven aanpassen, bijvoorbeeld door inflatie, gewijzigde kosten, gewijzigde wet- en regelgeving of een verandering in de omvang van het werk. We laten je dat vooraf weten.

We factureren zoals we dat in de overeenkomst of opdrachtbevestiging afspreken. Spreken we daar niets over af, dan factureren we achteraf. Facturen betaal je binnen 14 dagen na de factuurdatum.

Betaal je niet op tijd, dan ben je vanaf de dag na de betalingstermijn in verzuim. Vanaf dat moment mogen we wettelijke rente rekenen en de werkzaamheden opschorten tot we de volledige betaling hebben ontvangen.

Bij zakelijke opdrachtgevers mogen we redelijke buitengerechtelijke incassokosten in rekening brengen. Bij consumenten doen we dat alleen voor zover de wet dat toestaat en nadat we een betalingsherinnering hebben gestuurd met een termijn van 14 dagen om alsnog te betalen.

Ben je een zakelijke opdrachtgever, dan mag je openstaande facturen niet verrekenen met een vermeende tegenvordering en je betaling niet opschorten, tenzij we daar schriftelijk mee instemmen. Voor consumenten gelden de rechten die de wet aan consumenten geeft.

We mogen vooraf een voorschot vragen. In dat geval starten of vervolgen we de werkzaamheden pas nadat we het voorschot hebben ontvangen, tenzij we iets anders afspreken. Een voorschot verrekenen we met de uiteindelijke factuur.

Alle openstaande bedragen worden direct opeisbaar als je failliet gaat, surseance van betaling aanvraagt, stopt met je onderneming, wordt ontbonden, onder bewind of curatele wordt gesteld, wordt toegelaten tot de schuldsanering of als er beslag wordt gelegd. Voor consumenten geldt dit alleen voor zover dat redelijk is en de wet het toestaat.

8 Uitvoering van de opdracht

We voeren de werkzaamheden zorgvuldig uit en houden daarbij zoveel mogelijk rekening met jouw wensen.

We hebben een inspanningsverplichting, geen resultaatsverplichting. We zetten ons dus in om de opdracht goed uit te voeren, maar we garanderen niet dat je een bepaald financieel, fiscaal of zakelijk resultaat behaalt.

We bepalen hoe we de werkzaamheden uitvoeren. We mogen derden inschakelen als dat handig of nodig is, bijvoorbeeld softwareleveranciers, fiscalisten, juristen, salarisverwerkers, IT-dienstverleners of andere specialisten.

We gebruiken verschillende softwarepakketten en digitale systemen. Welk pakket we gebruiken, hangt af van de opdracht, de administratie, jouw voorkeur en de praktische mogelijkheden. Storingen of beperkingen bij softwareleveranciers, banken, overheidsportalen of andere partijen vallen buiten onze verantwoordelijkheid.

Verwerken derden persoonsgegevens, dan zorgen we voor passende afspraken over vertrouwelijkheid en gegevensbescherming.

Werken we op jouw locatie, dan zorg je voor een geschikte en veilige werkplek, toegang tot de benodigde systemen, een werkende internetverbinding en andere faciliteiten die redelijkerwijs nodig zijn. Ontbreken die en levert dat vertraging of extra kosten op, dan komen die voor jouw rekening.

9 Gegevens, informatie en akkoord

Je geeft ons alle gegevens en informatie die we nodig hebben om de opdracht goed uit te voeren. Die informatie moet op tijd, volledig, juist en betrouwbaar zijn.

Je blijft verantwoordelijk voor de juistheid, volledigheid en betrouwbaarheid van wat je aanlevert. Dat geldt ook als de informatie van derden komt, zoals de Belastingdienst, een werkgever, bank, boekhouder, softwarepakket, salarisverwerker of andere adviseur.

Is aangeleverde informatie onjuist, onvolledig of te laat, dan kan dat gevolgen hebben, zoals vertraging, extra kosten, belastingrente, invorderingsrente, boetes, correcties, suppleties of onjuiste aangiften. Die gevolgen komen voor jouw rekening.

Veranderen er dingen waardoor eerder verstrekte informatie niet meer klopt, geef dat dan zo snel mogelijk aan ons door.

Stellen we aangiften, loonstroken, jaarcijfers, jaarrekeningen, formulieren of andere stukken op, dan blijf je verantwoordelijk voor de informatie waarop die stukken zijn gebaseerd.

We dienen aangiften, formulieren of andere stukken alleen namens jou in als dat onderdeel is van de opdracht en je ons daarvoor de nodige toestemming of machtiging hebt gegeven.

Tenzij we iets anders afspreken, vragen we eerst jouw akkoord voordat we een aangifte of ander stuk indienen. Reageer je niet op tijd, dan kunnen we niet garanderen dat we op tijd indienen. De gevolgen daarvan komen voor jouw rekening.

10 Cliëntonderzoek en meldplicht

Op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) kunnen we verplicht zijn om cliëntonderzoek te doen. We kunnen dan informatie opvragen over jouw identiteit, de onderneming, de uiteindelijk belanghebbende, de herkomst van middelen of het doel van de opdracht.

Je bent verplicht om de informatie te geven die we voor dit cliëntonderzoek nodig hebben.

Kunnen we het cliëntonderzoek niet goed afronden, dan mogen we de opdracht weigeren, opschorten of beëindigen.

We kunnen wettelijk verplicht zijn om ongebruikelijke transacties te melden bij de Financial Intelligence Unit-Nederland. In bepaalde gevallen mogen we je niet vertellen of we wel of geen melding doen.

Het naleven van deze wettelijke verplichtingen kan nooit leiden tot aansprakelijkheid van ons.

11 Herroepingsrecht voor consumenten

Dit onderdeel geldt alleen als je consument bent.

Sluit je als consument de overeenkomst op afstand, bijvoorbeeld via internet, e-mail of telefoon, dan heb je in veel gevallen het recht om de overeenkomst binnen 14 dagen zonder opgave van reden te herroepen.

Die 14 dagen beginnen op de dag waarop de overeenkomst is gesloten. Je herroept door binnen die termijn een duidelijke verklaring te sturen naar info@ffsadvies.nl. Op verzoek sturen we je een modelformulier voor herroeping; je hoeft dat formulier niet te gebruiken.

Wil je dat we al tijdens de bedenktijd met de werkzaamheden starten? Dan vragen we daar uitdrukkelijk jouw toestemming voor. Herroep je daarna toch binnen de bedenktijd, dan betaal je voor het deel van het werk dat we op jouw verzoek al hebben uitgevoerd.

Is de opdracht volledig uitgevoerd binnen de bedenktijd, en heb je vooraf ingestemd met directe uitvoering én bevestigd dat je je herroepingsrecht verliest zodra het werk klaar is? Dan kun je de overeenkomst daarna niet meer herroepen.

12 Privacy, AI-hulpmiddelen en digitale communicatie

We verwerken persoonsgegevens zorgvuldig en volgens de geldende privacyregels. In onze privacyverklaring lees je welke gegevens we verwerken, waarom, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt. Je vindt de privacyverklaring op onze website of vraagt ’m op via info@ffsadvies.nl.

Bij ons werk kunnen we onder meer financiële gegevens, fiscale gegevens, salarisgegevens, BSN’s, identiteitsgegevens, contactgegevens, bankgegevens, administratieve gegevens en gegevens over ondernemingen verwerken, voor zover dat nodig is voor de opdracht of een wettelijke verplichting.

We gebruiken bij ons werk AI-hulpmiddelen om sneller en efficiënter te werken, waaronder ChatGPT van OpenAI en Claude van Anthropic. Daarbij kunnen gegevens uit je opdracht door deze aanbieders worden verwerkt. Door met ons te werken stem je hier uitdrukkelijk mee in, in het kader van een efficiënte uitvoering van de opdracht. We gaan zorgvuldig met je gegevens om en delen niet meer dan nodig is.

Soms zijn we verwerkingsverantwoordelijke, soms verwerker. Is een verwerkersovereenkomst nodig, dan maken we daar aparte afspraken over.

Je zorgt ervoor dat je de persoonsgegevens die je met ons deelt, rechtmatig met ons mag delen.

We communiceren vaak digitaal, bijvoorbeeld via e-mail, telefoon, WhatsApp, boekhoudsoftware, fiscale portalen, salarissoftware of andere online systemen. Dat is praktisch, maar niet helemaal zonder risico. Je bent zelf verantwoordelijk voor het veilig gebruiken van je eigen apparaten, accounts, wachtwoorden en inlogmiddelen.

Gevoelige informatie lever je bij voorkeur via een beveiligd kanaal aan. Kies je ervoor om gevoelige informatie via gewone e-mail of WhatsApp te sturen, dan accepteer je dat daar extra risico’s aan kunnen zitten.

Je blijft zelf verantwoordelijk voor het bewaren van je administratie en originele documenten. Wij bewaren gegevens en documenten zolang dat nodig is voor de uitvoering van de opdracht, onze eigen administratie, bewijs, wettelijke verplichtingen, Wwft-verplichtingen of kwaliteitsdoeleinden.

Na afloop van de opdracht stellen we de documenten die je hebt aangeleverd, voor zover redelijk mogelijk, weer aan je beschikbaar. We mogen kopieën bewaren als dat nodig is voor onze administratie, wettelijke verplichtingen, bewijspositie, Wwft-verplichtingen of kwaliteitsdoeleinden.

13 Geheimhouding

We houden vertrouwelijke informatie van jou geheim. Dat blijft ook gelden nadat de overeenkomst is geëindigd.

Jij houdt vertrouwelijke informatie van ons ook geheim, bijvoorbeeld onze werkwijzen, modellen, formats, berekeningen, adviezen en interne documenten die niet bedoeld zijn om openbaar te maken.

De geheimhouding geldt niet voor informatie die al openbaar is, die met toestemming wordt gedeeld, die op grond van wet- of regelgeving gedeeld moet worden, die nodig is voor juridische of administratieve verplichtingen, of die we delen met ingeschakelde derden voor zover dat nodig is voor de opdracht.

Moet vertrouwelijke informatie op grond van wet- of regelgeving openbaar worden gemaakt, dan beperken we die openbaarmaking zoveel mogelijk.

14 Intellectueel eigendom

We behouden de rechten op de teksten, documenten, adviezen, berekeningen, modellen, formats en andere materialen die we maken.

Na volledige betaling mag je de stukken die we voor je hebben gemaakt gebruiken voor het doel waarvoor ze zijn opgesteld, bijvoorbeeld voor je administratie, aangifte, financiering, onderneming of wettelijke verplichtingen.

Zonder onze toestemming mag je deze stukken niet verkopen, openbaar maken, commercieel gebruiken of aan derden geven voor een ander doel dan waarvoor ze zijn opgesteld.

15 Aansprakelijkheid en vrijwaring

We voeren ons werk met zorg uit. Toch sluiten we onze aansprakelijkheid voor schade die samenhangt met of voortvloeit uit de overeenkomst uit, voor zover de wet dat toelaat.

Is uitsluiting van aansprakelijkheid wettelijk niet mogelijk, dan is onze aansprakelijkheid in alle gevallen beperkt tot het bedrag dat je voor de betreffende opdracht aan ons hebt betaald. Bij een doorlopende opdracht gaat het om het bedrag dat je in de 12 maanden vóór de schadeveroorzakende gebeurtenis aan ons hebt betaald.

We zijn in geen geval aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, bedrijfsstagnatie, reputatieschade, verlies van gegevens, boetes, belastingrente, invorderingsrente, naheffingen of correcties.

Je vrijwaart ons tegen aanspraken van derden die samenhangen met of voortvloeien uit de opdracht.

De uitsluiting en beperking van aansprakelijkheid in dit artikel gelden niet voor zover de schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van ons, of voor zover de wet uitsluiting of beperking niet toestaat.

16 Overmacht

Bij overmacht mogen we de uitvoering van de overeenkomst opschorten of de overeenkomst beëindigen, zonder dat we schadevergoeding hoeven te betalen.

Met overmacht bedoelen we elke omstandigheid waardoor we onze verplichtingen redelijkerwijs niet kunnen nakomen. Denk aan ziekte, storingen in telecom of internet, stroomuitval, cyberincidenten, brand, overstroming, staking, oorlog, overheidsmaatregelen, vervoersproblemen, storingen bij softwareleveranciers, banken of overheidsportalen, en andere omstandigheden waar we geen redelijke invloed op hebben.

Is de overmacht tijdelijk, dan schorten we de werkzaamheden op. Kunnen we redelijkerwijs niet meer doorgaan, dan mogen we allebei de overeenkomst beëindigen.

17 Klachten

Heb je een klacht over ons werk of over een factuur? Meld die dan zo snel mogelijk schriftelijk of per e-mail via info@ffsadvies.nl.

Omschrijf in je klacht duidelijk waar je niet tevreden over bent. We bevestigen de ontvangst en proberen binnen 14 dagen inhoudelijk te reageren. Hebben we meer tijd nodig, dan laten we dat weten.

Ben je een zakelijke opdrachtgever, dan meld je klachten binnen 30 dagen na de factuurdatum of nadat je het gebrek hebt ontdekt. Ben je consument, dan meld je een klacht binnen bekwame tijd.

Een klacht schort je betalingsverplichting niet op, behalve voor zover de klacht rechtstreeks gaat over een betwist deel van de factuur.

We proberen een geschil altijd eerst samen op te lossen.

18 Overige bepalingen

Op deze voorwaarden en op alle overeenkomsten tussen ons en jou is Nederlands recht van toepassing.

Is een bepaling uit deze voorwaarden nietig of vernietigbaar, dan blijven de overige bepalingen gelden. We vervangen de ongeldige bepaling dan door een bepaling die zoveel mogelijk aansluit bij de bedoeling van de oorspronkelijke.

Veranderingen in de rechtsvorm, bedrijfsvoering of eigendomssituatie van FFS Advies of van jou hebben geen invloed op de geldigheid van deze voorwaarden of lopende overeenkomsten.

Iedere partij draagt de eigen kosten voor de uitvoering van de overeenkomst, tenzij we iets anders afspreken.

Komen we er samen niet uit, dan leggen we het geschil voor aan de bevoegde rechter in Nederland. Ben je een zakelijke opdrachtgever, dan is dat de rechtbank Noord-Holland, locatie Alkmaar, tenzij de wet een andere rechter aanwijst. Ben je consument, dan geldt de rechter die volgens de wet bevoegd is.