Privacyverklaring

1 Welke gegevens we verwerken

We verwerken je persoonsgegevens omdat je gebruikmaakt van onze diensten en/of omdat je ze zelf aan ons geeft. Afhankelijk van de dienst kan het gaan om je voor- en achternaam, geslacht, geboortedatum en geboorteplaats, burgerservicenummer (BSN), burgerlijke staat, adresgegevens, telefoonnummer, e-mailadres, financiële en fiscale gegevens en gegevens over je onderneming.

Je burgerservicenummer (BSN) verwerken we alleen waar de wet dat vereist of toestaat, bijvoorbeeld voor belastingaangiften en salarisadministratie. Sommige gegevens hebben we nodig om de overeenkomst te kunnen uitvoeren; zonder die gegevens kunnen we onze diensten mogelijk niet of niet volledig leveren.

2 Waarvoor we je gegevens gebruiken

We gebruiken je gegevens onder meer om onze dienstverlening uit te voeren, contact met je te onderhouden en je te informeren over die dienstverlening, betalingen af te handelen, fraude te voorkomen en tegen te gaan, en om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals de fiscale bewaarplicht en de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft).

3 Op welke grondslag we je gegevens verwerken

We verwerken je gegevens alleen als daar een wettelijke grondslag voor is. Voor ons zijn dat:

• Uitvoering van de overeenkomst: we hebben je gegevens nodig om de afgesproken werkzaamheden uit te voeren.
• Wettelijke verplichting: bijvoorbeeld voor belastingaangiften, de fiscale bewaarplicht en de Wwft.
• Gerechtvaardigd belang: bijvoorbeeld voor een goede en veilige bedrijfsvoering en het tegengaan van fraude, waarbij we altijd je privacy meewegen.
• Toestemming: in gevallen waarin we je vooraf om toestemming vragen. Die toestemming mag je altijd weer intrekken.

4 Hoelang we je gegevens bewaren

We bewaren je gegevens niet langer dan nodig is voor de doelen waarvoor we ze hebben verzameld, of zolang de wet ons daartoe verplicht.

Vraag je een offerte aan, maar besluit je daar definitief niet mee door te gaan? Dan verwijderen we je gegevens binnen 1 maand na de definitieve afwijzing.

Heb je diensten van ons afgenomen? Dan bewaren we je gegevens tijdens de opdracht en daarna zolang de wet dat vereist. Voor administratieve en fiscale gegevens geldt meestal een wettelijke bewaartermijn van 7 jaar. Na afloop van die termijn verwijderen we je gegevens binnen 1 maand.

5 Delen met anderen en gebruik van AI-hulpmiddelen

We verkopen je gegevens nooit. We delen ze alleen met anderen als dat nodig is voor onze dienstverlening of als de wet ons daartoe verplicht, bijvoorbeeld met de Belastingdienst en andere overheidsinstanties, leveranciers van boekhoud- en salarissoftware, banken en betaaldienstverleners, en specialisten die we bij een opdracht inschakelen, zoals een fiscalist. Met partijen die in onze opdracht gegevens verwerken, maken we afspraken over vertrouwelijkheid en beveiliging, meestal in een verwerkersovereenkomst.

Om efficiënter te werken gebruiken we AI-hulpmiddelen, waaronder ChatGPT van OpenAI en Claude van Anthropic. Daarbij kunnen gegevens uit je opdracht door deze aanbieders worden verwerkt. Deze partijen kunnen gegevens ook buiten de Europese Economische Ruimte verwerken; we letten erop dat daarvoor passende waarborgen gelden. We delen niet meer dan nodig is en gaan zorgvuldig met je gegevens om.

Willen we je gegevens voor een ander doel gebruiken dan hierboven beschreven? Dan vragen we daar eerst je toestemming voor.

6 Geautomatiseerde besluitvorming

We nemen geen besluiten met aanzienlijke gevolgen voor je op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerkingen. Dat zijn besluiten die computerprogramma's of -systemen nemen, zonder dat daar een mens bij betrokken is.

Gebruiken we AI-hulpmiddelen, dan beoordelen we de uitkomst altijd zelf voordat we die gebruiken, met je delen of indienen.

7 Cookies

Onze website gebruikt technische, functionele en analytische cookies die je privacy zo min mogelijk belasten. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij je eerste bezoek aan de website wordt opgeslagen op je computer, tablet of telefoon.

De cookies die we gebruiken zijn nodig voor de technische werking van de website en je gebruiksgemak, onthouden bijvoorbeeld je voorkeuren, en helpen ons de website te verbeteren.

Wil je geen cookies? Dan kun je je browser zo instellen dat die geen cookies meer opslaat. Cookies die eerder zijn opgeslagen, kun je via de instellingen van je browser verwijderen.

8 Je rechten

Als het om je persoonsgegevens gaat, heb je verschillende rechten:

• Inzage: je mag opvragen welke gegevens we van je verwerken.
• Correctie: je mag onjuiste of onvolledige gegevens laten aanpassen.
• Verwijdering: je mag vragen om je gegevens te wissen.
• Beperking en bezwaar: je mag bezwaar maken tegen de verwerking of die laten beperken.
• Intrekken van toestemming: heb je toestemming gegeven, dan mag je die weer intrekken.
• Overdraagbaarheid: je mag vragen om je gegevens in een bestand naar jou of een andere organisatie te sturen.

Een verzoek stuur je naar info@ffsadvies.nl. Soms mogen of moeten we gegevens toch bewaren, bijvoorbeeld vanwege een wettelijke bewaarplicht; in dat geval laten we je dat weten.

Om zeker te weten dat het verzoek echt van jou komt, kunnen we je vragen je op een passende manier te identificeren. Stuur ons niet zomaar een kopie van je identiteitsbewijs of je BSN mee. Vragen we daar toch om, maak in de kopie dan je pasfoto, de strook met nummers onderaan (MRZ), je documentnummer en je BSN onleesbaar. We reageren zo snel mogelijk, en in elk geval binnen 1 maand.

9 Beveiliging van je gegevens

We nemen de bescherming van je gegevens serieus en treffen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.

Heb je de indruk dat je gegevens niet goed beveiligd zijn, of zijn er aanwijzingen van misbruik? Neem dan contact op via info@ffsadvies.nl.

10 Klacht indienen

Kom je er met ons niet uit, of ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan? Dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP), de nationale toezichthouder op privacy.

11 Wijzigingen in deze privacyverklaring

We kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld door gewijzigde wet- en regelgeving of een nieuwe werkwijze. De meest actuele versie vind je altijd op onze website.